Từ khi “cuộc chiến” chống Covid-19 bước sang giai đoạn thứ 2, để giảm thiểu tối đa sự lây lan của vi rút Corona, hàng loạt công ty ở nhiều ngành nghề, từ các tên tuổi lớn như Vingroup, Vinamilk, AB Inbev, Nielsen, Tiki… đến các start-up đều chính thức áp dụng hình thức làm việc tại nhà.
Khi làm việc tại nhà các nhân viên sẽ phải đối diện với nhiều thách thức như thiếu sự giám sát của cấp trên, thiếu nguồn thông tin cần thiết, thiếu sự giao tiếp xã hội và nhiều yếu tố gây mất tập trung.
Tuy nhiên, một điều may mắn là có nhiều các nghiên cứu trước đây đã đưa ra một số bước hướng dẫn cụ thể giúp cho các nhà quản lý có thể tiến hành để cải thiện năng suất và hiệu quả của nhân viên khi làm việc từ xa tại nhà.
Khi làm việc tại nhà các nhân viên sẽ phải đối diện với hàng loạt các thách thức khi mà phải làm việc trong một môi trường hoàn toàn khác như là thiếu đi sự giám sát trực tiếp của cấp trên, thiếu nguồn thông tin cần thiết do không được giao tiếp với đồng nghiệp, thiếu sự giao tiếp xã hội và nhiều yếu tố khác gây mất tập trung. Tuy nhiên, một số giải pháp cần được các nhà quản lý tập trung:
Thứ nhất, thiết lập các cuộc gọi hàng ngày đến nhân viên làm việc tại nhà. Nhiều nhà quản lý đã thành công khi tổ chức cho nhân viên làm việc tại nhà nhờ việc thiết lập cuộc gọi hàng ngày với nhân viên từ xa của họ. Những cuộc gọi này có thể ở dạng một loạt các cuộc gọi trực tiếp một – một nếu nhân viên của bạn làm việc độc lập với nhau, hoặc gọi nhóm nếu công việc của họ đòi hỏi sự hợp tác. Điều quan trọng là cần phải đảm bảo các cuộc gọi là thường xuyên và có lịch trình cụ thể và chúng là một phương tiện để giúp cho nhân viên biết rằng họ có thể tham khảo ý kiến của bạn và những mối quan tâm hoặc câu hỏi của họ sẽ được lắng nghe.
Thứ hai, cung cấp một số tùy chọn các phương tiện truyền thông khác nhau ngoài Email, như hội nghị truyền hình (video conference), Viber, Zalo... Các phương tiện này sẽ mang đến cho người tham gia sự trực quan, sinh động cho phép tăng cường sự giao tiếp lẫn nhau và cũng giúp giảm cảm giác bị cô lập giữa các cá nhân, các đội. Video cũng đặc biệt hữu ích cho các cuộc họp phức tạp hoặc nhạy cảm vì nó mang lại cảm giác thân thiện hơn so với giao tiếp bằng văn bản hoặc âm thanh.
Thứ ba, thiết lập các quy tắc nhằm tăng cường sự tập trung và cam kết trong công việc đối với tổ chức. Các nhà quản lý nên đặt ra kỳ vọng về tần suất, phương tiện và thời gian giao tiếp phù hợp cho các nhóm của mình nhằm giúp cho nhân viên tập trung và cam kết với những mục tiêu đề ra, điều này sẽ giúp mọi người làm việc từ xa hiệu quả hơn và hài lòng hơn. Các nhà quản lý nên thiết lập điều này càng sớm càng tốt, lý tưởng nhất là trong cuộc họp đăng ký trực tuyến đầu tiên.
Ví dụ, nhà quản lý có thể sử dụng hội nghị truyền hình cho các cuộc họp định sẵn hàng ngày, nhưng có thể sử dụng Zalo khi có việc gì đó cần nhắn nhanh hoặc điện thoại khi khẩn cấp. Ngoài ra, các nhà quản lý nên cho nhân viên của mình biết cách tốt nhất và thời gian phù hợp nhất để liên lạc lại với mình trong ngày làm việc. Bên cạnh đó, các nhà quản lỹ cũng nên chú ý đến việc liên lạc giữa các thành viên trong nhóm, để đảm bảo rằng họ đang chia sẻ thông tin với nhau khi cần.
Thứ tư, tạo cơ hội cho việc tương tác xã hội từ xa. Một trong những bước cần thiết khác mà nhà quản lý có thể thực hiện là tạo ra điều kiện thuận lợi cho nhân viên tương tác xã hội (nghĩa là tạo ra các cuộc trò chuyện cởi mở gồm cả những chủ đề không phải công việc) trong khi làm việc từ xa.
Điều này là cần thiết đối với tất cả những người làm việc ở xa, đặc biệt là đối với những nhân viên mới bắt đầu làm việc từ xa tại nhà. Cách dễ nhất để thiết lập một số tương tác xã hội cơ bản là dành một chút thời gian để thực hiện các cuộc gọi trao đổi một số chủ đề chung (không phải là công việc) trước khi bắt đầu các cuộc gọi để bàn công việc về sau.
Thứ năm, động viên và hỗ trợ về mặt cảm xúc cho các nhân viên, đặc biệt là trong bối cảnh chuyển đổi đột ngột từ làm việc văn phòng sang công việc tại nhà. Điều quan trọng là các nhà quản lý phải đồng cảm với những áp lực, căng thẳng, lo lắng của nhân viên và động viên họ vượt qua những khó khăn trong giai đoạn này.
Ngay cả một câu hỏi chung chung như “Tình hình làm việc tại nhà của bạn ra sao, hiệu quả thế nào?” có thể gợi ra những thông tin quan trọng mà người nhân viên ngại ngần chia sẻ. Khi bạn đặt câu hỏi, hãy chắc chắn bạn đang lắng nghe chủ động và thậm chí có thể xác nhận lại để đảm bảo rằng bạn hiểu đúng ý của nhân viên và sau đó hãy cố gắng đồng hành và đưa ra những giải pháp giúp họ vượt qua những trở ngại này.
Mặc dù mỗi một tổ chức có những quy định khác nhau, tính chất công việc khác nhau nhưng vấn đề thách thức gần như tương đồng nhau. Chính vì vậy, các nhà lãnh đạo và nhà quản trị nhân sự có thể vận dụng một hoặc một vài những giải pháp trên để giúp tổ chức quản lý hiệu quả hơn, giúp nhân viên hài lòng hơn, làm việc năng suất hơn tại nhà từ đó tiếp tục tổ chức duy trì các hoạt động thường nhật và liên tục phát triển.
